ITFutuRe s.r.o., Pardubická 851/7, Hradec Králové, Česká republika +420 604 434 934 info@itfuture.cz ...komplexní řešení pro Pohodu


plusAttach - přikládání naskenovaných dokumentů

plusAttach je užitečný pomocník pro vytváření a automatické přikládání digitalizovaných dokumentů k příslušným dokladům v Pohodě. Díky tomu tak veškeré oscanované dokumenty vždy snadno dohledáte a máte je kdykoli k dispozici.

Řešení spolupracující se systémem POHODA
www.pohoda.cz www.pohodaplus.cz

 

 

Potřebujete mít v Pohodě k dispozici skeny vydaných i přijatých dokladů, ale při představě, že budete každý den ručně scanovat hromady papírů a potom je přiřazovat k dokladům v Pohodě je Vám na omdlení?

Vybudovat si vlastní elektronický archiv již není problém. Pro tento účel vznikl program plusAttach, který dokáže na základě unikátního kódu automaticky přiřadit sken dokumentu k příslušnému dokladu v Pohodě, aniž byste museli hledat v papírových šanonech nebo u účetní. Ve spojení s automatickým skenerem Vám tak odpadá veškerá úporná práce se skenováním a přiřazováním.


Vydané doklady

Ukladání skenů vydaných dokladů využijete např. v případě, kdy chcete mít v Pohodě k dispozici podepsané dodací listy zákazníkem. Do tiskové sestavy dokladu, který chcete přiřazovat se přidá QR kód s číslem dokladu. Tento doklad po vytisknutí a podepsání zákazníkem vložíte do scanneru a naskenujete do předem definované zdrojové složky, což umí většina moderních multifunkčních zařízení.

Skenovat doklady můžete buď průběžně, nebo najednou. Program v nastaveném intervalu kontroluje obsah složky a pokud v ní nalezne dokumenty, „přečte“ jejich obsah a podle QR kódu sken dokumentu přiřadí dokumentu v Pohodě. V záložce Dokumenty v Pohodě tak uvidíte veškeré přiřazené skeny.


 

Přijaté doklady

U přijatých dokumentů se postup drobně liší, protože vzhled dodavatelských dokladů nemůžete ovlivnit, nicméně stále je velice jednoduchý. V agendě dokladů se v Pohodě vytvoří např. volitelný parametr (lze ale využít i jiné pole v Pohodě SQL/MDB) pro zápis ID dokladu. Zároveň bude k dispozici „nekonečný“ počet QR kódů s řadou čísel.

Před oscanováním dokumentu je tak potřeba na předem určené místo na dokladu nalepit QR kód s číslem a do volitelného parametru v Pohodě toto číslo k dokladu uvést. Dále je postup už stejný jako u vydaných dokladů. Po oskenování dokumentu se sken nahraje do určené složky a program jej přečte a přiřadí.

 


program plusAttach tak ve spojení s automatickým scanerem vytváří a přiřazuje veškeré oscanované dokumenty a vzniká tak plnohodnotný elektornický archív. Na Vás už tedy bude jen umístit dokumenty do podavače scaneru a o víc se starat nemusíte.


Náhledy: